【ポケサポ流】現金管理テンプレート(NPO向け)マル秘公開

お役立ち

今回はポケットサポートで実際に使っている現金管理テンプレートを公開します!認定NPO法人取得やグッドガバナンス認証マークを取得するにあたり、様々な規程を作ってきました。今回はその一部として事務所での現金管理について紹介したいと思います。

規程・ルールにあった現金管理を意識する

団体ごとに定款や小口現金規定、会計ルールが異なると思います。今回のテンプレートはポケットサポートの運用に合わせてカスタマイズしたものですので、万能ではないことを予めご承知ください。また、団体の運営や業務フローに合わせて柔軟に変更していくことが大切です。

領収書控えとの整合性を確認

賛助会員の方が会費などを事務所にお越しになられたタイミングで受け取った場合や、寄付を現金で受け取った場合には、領収書を発行することになります。その際に発行した領収書の番号と現金管理帳を紐づけておくことで、入出金の整合性をより高めることができます。

領収書には連番を予め印字しておき、原本はお支払いいただいた会員の方へ、控えは事務局が回収して会費の入金処理や寄付金受付名簿へ反映をしていく必要があります。領収書の控えは認定NPOの審査の際にも重要な根拠書類になります。必ず保管しておき、現金管理帳と紐づけておくことで現金の流れを後でも確認しやすくなります。

週初め、月末の現金確認欄を追加

日々の現金管理を担当者1名や事務局担当1名で行っているNPO団体の方も多いのではないでしょうか。ポケットサポートでも日々の現金管理は事務局長1名が行っています。

このような運用ルールの時に重要なのは現金管理帳と、実際の現金の金額が一致しているかどうか確認をした日時を記録できると同時に、間違いがあった時にいち早く見つけやすくする仕組みを作っておく必要があります。

テンプレートのように日々の記帳の下に週初めと月末に残高確認を行うと予め決めておき、記帳がなくても現金が一致しているかを確認するようにしています。

最大9行の記入欄で経理担当者と連携

認定NPO法人取得を目指していたり、グッドガバナンス認証を目指しているNPO法人の皆さんは大丈夫だと思いますが、会計処理は複数人で行っている仕組みづくりが非常に重要です。組織として理事会等で、複数人で管理する仕組みづくりを検討して、実際に規程として残しておきましょう。

ポケットサポートではテンプレートのように繰越金の記入欄を除いて最大9行までしか日々の入出金を記帳することができないようにしています。これは1行当たりの記入欄を手書きでも書きやすいようにスペースを確保しているというメリットもありますが、1枚の現金管理帳が書き終わったら経理担当者に渡してダブルチェックを行うようにしています。

このようにルールを決めていても人為的なものであれば忘れたりすることがありますが、用紙自体が最大9行までしか記入できないようにすることで、日々の会計処理を経理担当者とも連携しやすくしています。駐車場の領収書や、スーパーで購入した領収書、会費の入出金など様々な記帳がありますが、面倒でも1カ月につき1枚で記入できるように記入欄を増やすよりも、こまめに情報共有できる仕組みを考えてみてください。

通し番号による記帳抜け防止

最大9行しか記入欄がないので、領収書1枚単位で記入していくと早ければ3日程度で新しい用紙に書き換えます。新しい用紙に移る際にもポケットサポートならではの仕組みを作っています。

新しい用紙に移るときには①残高確認、②ページ通し番号を記入します。

①の残高確認に関しては週初めや月末の残高確認に加えて、人為的なミスが発生しないように、そして万が一の残高不一致が発生した場合でも早期に発見できるようにしています。

②の通し番号に関しては年間を通じてたくさんの現金管理帳を保管することになりますが、ページ番号をつけておくことでページの抜けがないか、決算の時にページ順に間違いがないかを確認しやすくするために通し番号をつけています。

まとめ

今回はポケットサポートの現金管理帳を紹介しました。まだ法人設立して年数の浅い団体ですので、岡山NPOセンターの事務支援、岡山市からの助言を頂きながら規程を作ったり、改善を進めています。もっと便利でおすすめなテンプレートを作っているNPO団体の方も多いと思いますが、当団体のテンプレートやポイントも参考になれば幸いです。