NPO法人がCRM(支援者管理ツール)を導入する意味とは?

NPO法人が支援者管理ツールを導入する意味 お役立ち

ポケットサポートも認定NPO法人として2年目、NPO法人化して5年目を迎えました。団体が成長する中で、参加者が200名を超える講演会の開催、Readyforクラウドファンディングの実施などに挑戦してきました。日々、たくさんの支援者の方と出会い、イベントに参加頂いたり、名刺交換させていただいた方、寄付を頂いた方と継続的につながっていくためには、CRM(支援者管理ツール)の導入が必要だと感じています。今回は当団体でも導入を始めたSalesforce(セールスフォース)についてご紹介したいと思います。

イベント参加者名簿、寄付者名簿をどう活用するか

ポケットサポートでは講演会や研修会などのイベントごとにGoogleフォームで申込フォームを作って、イベントチラシやFacebookページ、広報チラシを郵送して申し込みを受け付けています。Facebookが主な情報発信ツールとなっており、現時点で1200人の「いいね」があります。

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支援者(寄付者)にタイムリーに情報提供したい

年4回発行しているニュースレターでは、「研修会を開催しました」「交流イベントを開催しました」など過去の実績報告が中心になっていました。もちろん、参加型のイベントの場合は開催チラシを郵送することもありますが、郵送費もかかるので全員に郵送することは難しいです。

講演会の申込受付を開始しました。
今年も、ぜひご参加くださいね。

ご寄付いただいた資金で交流会を開催できました。
活動ブログを更新しましたのでご覧ください!

Facebookを利用していない方にも情報を届けるためには郵送かメール・電話での連絡になります。電話と郵送は費用と時間が必要です。ですがメールなら一斉送信することが出来れば、ある程度短時間で送ることができます。メール配信するためには過去に寄付をしてくれた人のメールアドレス、イベントに参加したことがある人のメールアドレス一覧をすぐに取り出して送るシステムが必要です。

このシステムこそが、CRM(支援者管理ツール)です。

もちろん、メールを送ることだけがCRMツールの機能ではありません。今までエクセルなどで管理していた名簿を、CRMツールに一元化することで社内での情報共有、必要な時に必要な名簿を抽出したり、支援者の分析をすることもできます。

名簿を一元化することで広報手段が1つ増えた!

エクセルで名簿を管理していても、メールアドレスだけコピペすれば大丈夫

GmailでBCCにメールアドレス一括で送ればいいんじゃない?

ポケットサポートも最初はエクセルで管理できるから大丈夫、一斉送信するときはBCCで送ればいいと考えていました。しかし、実際に導入して2つ、3つとメール一斉送信するごとに、CRMツールの便利さを感じています。

短時間でメール配信リストを作成できる

エクセルで名簿管理しているときは、エクセルファイルを開いてメールアドレスの部分だけをコピペしてBCCに貼り付ける必要がありますよね。また、これで送信できたとしても送信エラーがあった時にはエクセルを開いて名簿を更新したり、送信先の変更が届いたらすべての名簿を更新しないといけなかったり大変です。

ポケットサポートが導入しているSalesforce(セールスフォース)では、すべての支援者が一覧表示される中から、条件を絞り込んでリスト抽出することができます。

例えば、岡山県の人だけ抽出する、過去にイベントに参加した人だけ抽出するなど、様々な条件で絞り込んでメール配信リストを作成することが出来ます。必要な条件データさえ名簿に入力できていれば、すぐに配信する本文の原稿作成に集中することができます。

HTMLメールを簡単に作成できる

最近ではスマートフォンやタブレット端末の普及で、テキストだけのメールではなくカラーのHTMLメールを受信できる方が増えてきています。文字に色を付けたり、ホームページへのリンクを貼り付けたり、ブログや寄付申込ページへ誘導したりなど活用することが出来ます。

また、 SalesforceではHTMLメールとテキストメールを同時に作成して一斉送信できます。ガラケーを利用している人にはテキスト形式のメール、スマホやPCメールの人にはHTMLなどを指定しなくてもCRMツールが自動的に配信してくれます。

一人ひとりの名前を差し込んで配信できる

一般的なメールソフトやGmailを使ったBCC送信では、同じ本文を一斉送信することになります。

「皆様」「みなさん」「貴社」 ⇒ 「田中さん」「ポケットサポート様」

上記のように送信するメールアドレスごとに、名前や会社名を差し込んでメール送信できるのも便利な機能です。受信した支援者の方には、「自分のために送ってくれている」「名前が入っているから親近感がある」という印象を与えることができます。

情報を必要としている人に的確に届けることができる

これまでご紹介したように Salesforceに登録されている名簿情報からメール配信リストを様々な条件で絞り込むことができます。この機能を活用することで、「講演会に参加したい支援者」「研修会に参加したい学生」「今月寄付をいただいた支援者」「マンスリーサポーター」など、それぞれに合わせて的確な内容のメールを配信できます。

例えば、過去に講演会に参加したことがある人に下記の3ステップを送信できます。

①今年も参加申し込みを開始したタイミングで告知メールを一斉送信
②講演会の数日前に当日の会場案内、スケジュールなどのリマインドメール送信
③イベント終了後にフォローアップメール送信

毎回の配信メールをすべての支援者に送っていては、不必要な情報も支援者に送っていることになり、迷惑メールとして開封率も下がってしまいます。しっかりと情報を必要としている人、反応してくれる人に情報配信できるようにCRMツールは便利だと実感しています。

まとめ

最後までご覧いただきありがとうございます。ポケットサポートもCRMツールを導入し始めたばかりで、まだすべての機能を使いこなせてはいません。ただ、今回ご紹介した支援者への的確なメール配信という点は、どのNPO団体にとっても便利なツールになると思い、ご紹介いたしました。

実際にメール配信をしてみてどれくらいの人が講演会にリピート参加してくれているか、ボランティア参加や寄付につながっているかは、これから効果測定していきたいと思います。

今後も Salesforceを使っている中で、便利だなと実感した機能や使い方がありましたら、ポケサポ未来への希望ブログでご紹介したいと思います。ぜひ、参考にして頂ければ幸いです。